简明时间管理教程,im实现行动管理

2019-10-01 14:35 来源:未知

我用所谓的“时间管理”方法来规划时间也好几年了,想想当初浑浑噩噩的日子,忙的像条狗但晚上一回想却发现什么事都没做好。接触时间管理后,我找了N本所谓的经典书籍狂啃,却发现概念很难懂,上手又极难。我现在回想起来,这些理论家们除了弄一个复杂的理论外实在没给我们这些新手留下些什么。
有鉴于此,我觉得有必要把时间管理的概念尽量简化,以最少的文字讲清楚这个东西,而且需要给新手一个明确的可以上手的教程。

个人行动管理系统version1.0

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本文大纲:
本文从六个层次详细介绍了我的个人管理系统:
一、理念
二、方法论
三、流程
四、工具
五、清单
六、案例+辅助工具

** 重识doit--永澄分享-- 用Doit.im实现行动管理】有感**
2013.8.17
分享者@易人永澄

声明:这篇教程是围绕一款“doit.im”的国产时间管理软件来写的,目的是为了讲解各个流程及步骤,当然你可以把它替换成别的软件(比如omni focus),甚至用纸笔来代替。另外我需要申明,我和doit.im没有任何利益关系,这不是一篇软文。最后欢迎转载!

一、理念:

  • GTD
  • 活在当下。
  • 日事日毕。
  • 做事靠系统,不要靠感觉。
  • 坚持做重要的事情,紧急的事情就会越来越少。

很早之前就一直关注着永澄老师,对老师的丰富知识和超强行动力很是钦佩。这次听了老师的分享收到了很到收获。感谢老师!其实,doit我已经用了已经好久了,但却一直没有把它挖掘透彻。一直在按照自己的理解使用着,现在得好好的改改了。最初刚接触GTD后,就尝试了很多软件,最后能够坚持下来的就只有这款doit啦!简洁、明确!真的非常好用!关键是这个团队很靠谱啊,虽然当时由免费变收费时感觉没有处理好,感觉伤了老用户的感情。但最后还是果断的缴费升级了。这还是我在网络上第一次付费买虚拟产品呢!好产品自然就会吸引大家付费的!

收集

收集指的是清空你脑袋中的所有可能需要做的事,把这些事记录在“收集箱”里(比如:去超市购物,召集一个市场会议,写一篇关于养狗的博客,给老王打一个电话)

收集箱

二、方法论:

从最初关注GTD以来我看了不少这方面的书籍,对收集、处理、组织、检视、执行和回顾这几个核心过程也是自以为了解了。但实践结果却并不是非常满意。每日待办的事情每天总有好几个不停的延后。拖延症也是偶尔复发,这让我很是苦恼,但却一直找不到核心问题所在。幸好这次听了永澄老师的doit分享,帮我对GTD和核心过程有了更深刻的理解,纠正了我之前的不少错误。虽然使用的很久,也渐渐养成了自己的方式,doit已经融入了生活中的点点滴滴。但正是由于这种不规范的使用让我也走了很多弯路,养成了不好的习惯,使我的行动效率无法得到充分的提升。

整理+组织

整理:简单来说就是把收集栏里的所有任务分类,那具体怎么分类呢?一般来说你可以先问下自己这个任务是否可以5分钟内做完,如果是那就马上行动并删掉这个任务。如果答案是否,那你还需要问自己“这个任务什么时候做”,也许是“今天待办”,也许是“明天待办”,或者你可以把他放到“将来/也许”,如果你不是很确定,那就放入“等待”

任务的优先级

任务分类

组织:现在任务已经分类完毕,但是你还需要确定任务的优先级和处理任务的场景(是在家,还是外出,或者是电脑旁?)。首先审视一下“今日待办”,将任务确定一下优先级。新增几个“情景”(比如家,外出,电脑,会议),将任务拖动至相应的情景。

任务的场景

1.why-作用

行动管理系统是用来管理自己行动的系统,它可以让自己非常高效地执行已经规划好的周度任务,完成目标管理系统的落地执行,执行过程产生的成果补充进入知识管理系统。

现在分析来看,主要有以下几点:
①借助doit的通知栏收集箱我充分的实现了所有生活事务的收集。但由于传统观念,总是习惯性的收集到今日待办中去,导致今日待办中堆满了事情,助长了拖延。
②没有分清处理和组织。习惯性的将其融合到一起,拿到事情就安排时间、地点、情境、项目,导致任务堆积。到真正执行时就发现当初设定情境等过早,和今日的情况不符,还得修改造成不必要的重复。
③今日待办的执行力不过。一方面今日待办安排过多的任务,不符合当日精力。另一方面没有做到要事优先,总是习惯性的做小事。
④下一步行动作用不明确。没有理解asap和next action 的区别,导致放入了很多乱七八糟的东西。
⑤项目理解错误。由于最初没有目标这一功能,而且对目标和项目的作用没理清。导致我把项目当目标和标签用,设置了很多如“学习”“锻炼”这样的常规标签。没有发挥出项目对任务的分解功能。

回顾

回顾有几种:
1.回顾你一周所完成的任务,反思并提出解决方案
2.回顾你现存的任务,是否还有做的必要(或者是“将来/也许”中的任务你现在认为有必要拿出来完成)
3.计划你下一周的任务

2.what-构成

我的行动管理系统主要就是根据周计划制定日计划,然后执行日计划并回顾日计划完成情况。该系统由七步流程、一个工具,六个清单及辅助工具构成。

  • 七步流程:收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾
  • 一个工具:doit.im
  • 六个清单:日程、项目、下一步行动、将来也许、等待、ASAP
  • 辅助工具:番茄钟、时间开销记录

通过这次的分享会,我重新认识了doit,对他的流程和各个箱子的功能都有了进一步的理解:
收集箱:所有都先收集到此处
今日待办:今天必须完成的行动,要事优先
下一步行动:asap尽快完成的事情,包括各个项目中的任务
明日待办:确定明天必须做的行动
日程:规定日期的行动,以及重复的行动
将来也许:两周后可能做的事
等待:发给别人执行的行动
项目:1-2周内需要完成的事务,是一系列行动的集合
目标:关键的人生领域
情境:执行行动时所需要的情形环境

行动

行动是最重要的部分,我们所谓的时间管理就是让我们行动起来更有条理,更有效率。为了遵从这个原则我的习惯是先看几个场景下的任务,然后按照目前场景下任务的优先级先后处理掉,如果有必要我会给任务增加提醒,比如“给老王打电话”这种任务。
另外我会时不时检查我目前所在场景有没有剩余的任务,比如我下班后我会检视“外出”,“家”两个场景。

后记
这篇教程只是一个新手教程,还未涉及更复杂的下一步行动,项目以及目标,如果有时间我会再写一篇关于项目和目标的教程。
Doit.im官网

三、流程

七步流程:收集-处理-组织-检视-待办-执行-回顾

那么,具体的要如何行动呢?
收集:所有都先收集到收集箱中
处理:就是把收集箱中的明确意义,删除,2min执行或处理到日程、将来也许、等待、项目和asap中
组织:把asap中的行动组织时间和情境
检视:经常检视各个清单
执行:要事优先,今日待办今日完成
回顾:每日回顾→晨间日记;周回顾;月回顾

1.收集

  • 定义:知道自己有什么
    随时收集自己想到的听到的看到的东西,一般分为记忆类和行动类。
    记忆类放入知识管理系统,行动类进行第二步的处理环节。
  • 原则:全面快速
  • 要点:
  • 不组织不排序不分解
  • 记录关键字
  • 放入收集箱
  • 成果:被清空的大脑,填满的收集箱

善用doit,才能充分发挥它的巨大能量。真希望当初就先听了永澄老师的课,就能省走不少弯路。不过从另一方面来看,这也未尝不是一种经验。

2.处理

  • 定义:知道自己能做什么
    把收集箱中的所有任务都进行一个统一的处理,得到四个清单。
  • 原则:专注高效
  • 要点:处理四问
  • 一问做不做?
  • 二问谁来做?
  • 三问复杂吗?
  • 四问何时做?
  • 成果:六个清单(将来也许、等待、项目、下一步行动、ASAP、日程)

GTD本身就是个实践技能。只有在实践中,才能掌握它的真谛!我要继续加油,更好的使用doit,更好的实践GTD!另外,也得好好和永澄老师学习目标管理和知识管理了!活着就要不断学习!加油!

3.组织

  • 定义:了解任务属性
    给每个任务确定属性,比如说在哪里、难不难、优先级、紧急重要程度。
  • 原则:赋予属性
  • 要点:
  • 情境
  • 优先级
  • 精力损耗
  • 时间损耗
  • 成果:被赋予了属性的三个行动清单:日程、下一步行动、ASAP

【活动笔记】
康奈尔笔记法(三栏)

4.检视

  • 定义:排除干扰项
    对三个非行动类清单进行处理,排除当日不做的事情。
  • 原则:排除干扰
  • 要点:
  • SM清单,每周
  • Wait清单,每天
  • Project清单,每天冻结不做的,激活要做的。
  • 结果:确保放入今日待办的行动是今日要做的。

一、行动管理是什么?
扑克牌-代表一步完成的行动next action
点数表示重要性-需要付出的精力
花色表示类型

5.待办

  • 定义:预估时间,要事优先
    给当天的所有任务预估时间,确保要事在先,确定一个今日待办清单。
  • 原则:掌控全天
  • 要点:
  • 今日待办,预估时间
  • 下一步行动,找优先级高的
  • 为高优先级预估时间
  • 确定清今日待办清单
  • 重调今日待办的优先级
  • 结果:得到一个预估过时间并预留弹性的今日待办清单

1把牌摆好
2分分类:精力、重要性、情景、角色
3做完:先做重要的,然后次要的

6.执行

  • 定义:保持觉知,灵活处理
    执行是最重要的环节,把自己今日待办中的任务按照优先级进行执行,一般使用番茄时钟。
  • 原则:活在当下
  • 要点:
  • 先做当下必须做的事情(deadline)
  • 在哪儿,有什么工具(情境)
  • 当前最高优先级(优先级)
  • 当前精力状态如何(精力损耗)
  • 做一件事情需要多久(时间损耗)
  • 结果:被清空的今日待办清单

next action行动→任务→项目→目标

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